Fator R: o que é e como saber se sua empresa se enquadra no Anexo III

O Fator R é o cálculo que define, para algumas atividades de serviço do Simples Nacional, se a empresa é tributada pelo Anexo III (geralmente mais barato) ou pelo Anexo V. Ele compara quanto a empresa gasta com folha de pagamento em relação à receita que fatura.

Este conteúdo explica a fórmula, a regra dos 28%, o que entra e o que não entra na folha para esse cálculo, e o que conferir antes de decidir mudar de anexo.

A fórmula do Fator R

O Fator R é a razão entre a folha de salários dos últimos 12 meses e a receita bruta dos últimos 12 meses:

FS12 é a soma da folha de salários e encargos dos 12 meses imediatamente anteriores ao período de apuração. RBT12 é a soma da receita bruta desses mesmos 12 meses. Os dois são apurados por soma móvel: a cada mês, a janela de 12 meses “anda” um mês para a frente.

A regra de enquadramento

• Fator R maior ou igual a 28% → tributação pelo Anexo III do Simples Nacional (geralmente mais vantajoso para atividades de serviço).
• Fator R menor que 28% → tributação pelo Anexo V do Simples Nacional.

Atenção: o Fator R só se aplica às atividades que a lei lista como sujeitas a ele. Atividades já enquadradas diretamente no Anexo III, ou que não constam dessa lista, não usam esse cálculo. Confirme a sujeição pela CNAE da atividade antes de aplicar a regra.

O que ENTRA na folha (FS12)

• Salários e ordenados pagos aos empregados no mês, antes dos descontos.
• Pró-labore de todos os sócios, conforme o contrato social — e não apenas o do sócio administrador.
• 13º salário, no mês em que é pago ou provisionado, conforme o regime contábil adotado.
• Férias gozadas mais 1/3 constitucional, no mês do pagamento.
• FGTS efetivamente depositado sobre a folha do mês.
• Contribuição previdenciária patronal (INSS) sobre a folha, quando devida pela empresa.
• Retiradas de contribuinte individual (autônomos) com recolhimento de encargos, quando aplicável à atividade.

O que NÃO entra

• Vale-transporte e vale-alimentação/refeição (benefícios não obrigatórios).
• Distribuição de lucros aos sócios acima do pró-labore — isso não é folha.
• Reembolsos de despesas e ajuda de custo.
• Pagamentos a pessoas jurídicas — terceirização e prestadores PJ.
• Multas rescisórias e verbas indenizatórias não recorrentes.

O erro mais comum não é errar a fórmula, e sim errar o que compõe a folha. Não confunda o FS12 com o total de “despesas com pessoal” da DRE, que costuma incluir itens fora da base legal do Fator R.

Conferência mensal, antes de fechar

• A folha do mês fechou com a guia de FGTS gerada.
• O pró-labore de todos os sócios foi lançado, não só o do sócio administrador.
• Somar os 12 meses anteriores de folha (FS12) e de receita bruta (RBT12).
• Calcular o Fator R = FS12 ÷ RBT12 e comparar com o corte de 28%.
• Verificar se a atividade está entre as sujeitas ao Fator R (art. 18, §§ 5º-C, 5º-D, 5º-J e 5º-M da LC 123/2006).

Antes de mudar o enquadramento

• Confirmar o Fator R em pelo menos duas apurações consecutivas — evita decidir por um mês atípico.
• Simular a alíquota efetiva nos dois anexos: o Fator R indica a regra, mas não garante que o Anexo III sempre saia mais barato.
• Avisar o contador responsável pelo PGDAS-D antes da apuração do mês seguinte.
• Registrar a decisão e a memória de cálculo para consulta futura.

Exemplo prático

Uma empresa de serviços com receita crescente e folha estável fica abaixo dos 28% e é tributada pelo Anexo V. Ao longo de alguns meses ela contrata e aumenta o pró-labore: a folha dos últimos 12 meses cresce mais rápido que a receita, o Fator R passa de cerca de 22% para acima de 28% e, a partir daí, o enquadramento sugerido muda para o Anexo III.

A planilha de simulação do Fator R (abaixo, em Conteúdos relacionados) mostra esse movimento mês a mês e permite testar quanto de folha adicional seria necessário para cruzar a linha dos 28%.

Base legal

Lei Complementar nº 123/2006 (Estatuto Nacional da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte), art. 18, §§ 5º-C, 5º-D, 5º-J e 5º-M. As atividades sujeitas ao Fator R são as listadas nesses parágrafos (por exemplo: auditoria, consultoria, corretagem, engenharia e medicina, entre outras).

Perguntas frequentes

O Fator R vale para qualquer empresa do Simples Nacional?

Não. Ele só se aplica às atividades de serviço que a LC 123/2006 lista como sujeitas ao Fator R. Comércio, indústria e serviços já enquadrados diretamente em outro anexo não usam esse cálculo.

Distribuição de lucro conta como folha?

Não. Apenas o pró-labore dos sócios entra no FS12. A distribuição de lucros acima do pró-labore não é folha de salários.

Aumentar o pró-labore para cair no Anexo III sempre compensa?

Nem sempre. Aumentar o pró-labore eleva a contribuição previdenciária e o IRPF do sócio. É preciso simular a alíquota efetiva nos dois anexos e comparar o custo total, não só a alíquota do Simples.

Com que frequência o Fator R é apurado?

A cada mês, sempre olhando para os 12 meses anteriores ao período de apuração. Por isso o enquadramento pode mudar de um mês para o outro conforme a folha e a receita se movem.